Le rôle du secrétaire général et les réunions du conseil d’administration

Le rôle du secrétaire d’une organisation est d’agir en tant que conseiller principal en matière de gouvernance auprès du conseil. Ce qui signifie que le rôle du secrétaire général aux réunions du conseil va bien au-delà des opérations administratives et de la rédaction des procès-verbaux du conseil.

Fonctions du secrétaire général et la préparation de l’assemblée

Pour être un bon secrétaire général, le contact et la sensibilité sont essentiels au succès. C’est parce qu’il faut traiter avec les administrateurs, le président du conseil et la direction générale. Tout cela doit faire l’objet d’une discussion civile afin que les décisions puissent être prises, explique Goudsmit.

La préparation de la réunion du conseil est l’effort d’une collaboration entre le secrétaire de la société et le président du conseil d’administration. Pendant que le président préside la réunion du conseil, le secrétaire de la société peut guider le conseil sur les questions de gouvernance qui découlent de l’objet de la réunion.

Superviser la structure des réunions

Il est du ressort des secrétaires de la société de superviser le processus de structuration des réunions du conseil d’administration. Pour s’y prendre, il aide à déterminer l’objet et le but de ces réunions. Le secrétaire de l’entreprise travaille en étroite collaboration avec le président du conseil pour s’assurer que les questions les plus importantes sont discutées à la réunion.

Le secrétaire général participe à la gestion de la réunion du conseil d’administration

Dans les conseils d’administration, le secrétaire général de l’entreprise aide de diverses manières à mieux gérer le conseil. Il représente les intérêts de son entreprise, de sa direction et de ses investisseurs. Ce qui explique le fait qu’il doit être prêt à intervenir dans les discussions du conseil lorsque certains aspects de ces intérêts semblent négligés ou ignorés.

Finaliser la réunion du conseil d’administration

À la fin de chaque réunion du conseil, le secrétaire devrait discuter avec chaque membre du conseil d’administration des questions qui restent à résoudre. Et le cas échéant, les inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Si nécessaire ou souhaitable, il peut demander l’organisation de discussions informelles pour avancer sur certains sujets importants.
Cependant, il est également en charge de la rédaction du procès-verbal du conseil d’administration qui sera communiqué au président pour validation.

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